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6 pasos clave para cualquier proyecto de Comunicación Interna

–González, necesito armar una campaña de Comunicación Interna por favor. Juntémonos en mi oficina mañana a las 10.
–Sí, por supuesto, allí estaré. (Ay, no… ¡¿por dónde empiezo?! –screams internally-)

Sabemos que este blog es muy leído por los responsables de Comunicación Interna de varias empresas españolas y latinoamericanas (y no ocultamos nuestro orgullo, nos permitimos hinchar un poquito el pecho). Sin embargo, un gran público para nosotros es también el público estudiantil. Cada vez son más aquellos que están en la universidad cursando una carrera afín o realizando su máster en CI, y estamos conscientes de que hay poca literatura sobre el tema orientada a personas que recién se inician en el tema (razón por la que la editorial UOC buscó lanzar este libro, del cual una de las directoras de Vector C es co-autora). Para ellos, y para todos aquellos que estén dando sus primeros pasos en Comunicación Interna, entonces, va este artículo para descubrir por dónde empezar.

A continuación detallamos los 6 pasos que hay que tener en cuenta antes de encarar cualquier proyecto de Comunicación Interna. No importa si nos lo está pidiendo un cliente “de afuera” -dado el caso de que seas consultor en el futuro y asesores a otra empresa- o uno “interno” -si eres el próximo responsable de CI de tu organización-; siempre será necesario considerar y prever los siguientes puntos para callar a esa vocecita interior que no sabe por dónde arrancar.

1er paso: el brief

Esta instancia es tan importante que debe ser formalizada. Porque es la que define los límites de lo que queremos lograr, cuál es el objetivo a cumplir y en qué tiempos, a qué públicos nos referiremos, qué impacto se busca… Cuantas más variables hayamos logrado definir, menos sorpresas nos encontraremos a lo largo del camino y más acertados estaremos a la hora de definir los recursos para el proyecto (pensar en el equipo que lo llevará a cabo, estimar un cronograma de tiempos y distribución de tareas, etc.). Esta etapa es mandatoria para cualquier tipo de objetivo que nos hayamos propuesto: para campañas, mediciones, planificación, actividades… todas deben llevar un brief lo más acotado posible. Para saber más sobre el brief, puedes leer este artículo.

2do paso: la información

Dependiendo de la índole del proyecto que tengamos entre manos, buscaremos distintos tipos de datos para llevarlo a cabo. La etapa de recolección y ordenamiento de información es súper necesaria tanto para realizar una medición (ya sea que se pretenda conocer el estado actual de la Comunicación Interna como el nivel de conocimiento sobre un determinado tema), como punto de partida para definir una estrategia, para crear de cero una campaña y para cualquier otro tipo de desafío comunicacional que se le genere al sector. El proceso de reunir la información puede constar de varias instancias: preguntas directas a los responsables del sector, entrevistas con otros colaboradores y con directivos, observación “de escritorio” para saber qué se está comunicando en las oficinas y de qué manera, análisis de piezas comunicacionales existentes previas…

3er paso: la estrategia

Nuevamente, sin importar de qué se trate el desafío, la estrategia deberá estar presente y será necesario pensar en una acorde al caso para llevarlo a cabo. Es muy necesario en este paso tener siempre bien claro el objetivo relevado en la primera instancia, ya que del mismo se desprenderá la estrategia más idónea. ¿Qué pretendo que hagan los colaboradores con la información obtenida? ¿Por qué canales convendrá hacerla circular? En base a la primera respuesta se definen las tácticas y el ecosistema de vehículos para definir la segunda. Puedes encontrar más sobre esto aquí.

4to paso: la implementación

Llegamos por fin al punto más alto del proceso, y es cuando ponemos manos a la obra.

Sea lo que sea que vayamos a hacer, debemos comunicarlo: “estaremos realizando una encuesta para saber…”, “el 1/12 no te pierdas la fiesta de fin de año”, “Pronto llegará algo de otro mundo…”, “Gracias por tu compromiso con la compañía”… Ya sea que se trate de un teaser, un agradecimiento, un aviso o un call to action, siempre debe haber alguna comunicación formal (habrá tantas como sea necesario de acuerdo a cada caso). De lo contrario, el rumor llevará la delantera. Esta comunicación podrá ser segmentada para los públicos involucrados (stakeholders, aliados, etc.) o bien a toda la organización (ya que dependiendo del proyecto puede ser necesario que todos los colaboradores estén on board, independientemente de si se requiere o no algún tipo de actividad específica de su parte).

5to paso: los indicadores

¿Cómo se percibió lo que hicimos? ¿Hubo algo que podríamos haber mejorado? El espacio de feedback (incluso uno informal) podría darnos buenos indicadores, y es importantísimo porque nos permite monitorear lo realizado para realizar ajustes (de ser posible) o aprender de nuestros errores para el futuro. Puedes encontrar artículos sobre feedback aquí. Pero además de estas instancias, hay otros indicadores cuantitativos que podríamos buscar: cantidad de participantes a las acciones propuestas, entradas a las notas relacionadas con el tema, likes, comentarios, índices de lectura, resultados concretos obtenidos un determinado tiempo después de la implementación (ej. “redujimos 20 kg. de papel al mes”, o “logramos incrementar en un 35% el número de voluntarios para nuestra próxima campaña”), etc.

6to paso: los resultados

Finalmente, será necesario traducir los indicadores recolectados en el punto anterior en un informe de resultados. Si el proyecto era estratégico para la compañía o para el área solicitante, entonces será necesario informar lo más detalladamente posible qué se hizo en cada uno de los pasos anteriores. Presentar un informe de resultados nos permitirá demostrar lo que hicimos en base al objetivo planteado y el nivel de cumplimiento del mismo en cuanto a gestión (lo  que hicimos), satisfacción (si gustó o no gustó) e impacto (si cumplió o no).

¿Quieres profundizar acerca de alguno de estos temas? En nuestro blog hay mucha más información sobre todos ellos. Y si no, déjanos tu consulta.