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Cómo enviar un correo (y lograr que sea leído)

¿Hay algo más tedioso que llegar a la oficina un lunes, abrir tu casilla y encontrarla rebasante de correos electrónicos sin leer? Largas cadenas, noticias sobre temas que perfectamente podrían haberse comunicado por otro medio, respuestas con copias sin sentido. Son cientos los e-mails que una persona, dependiendo de su rango, puesto y responsabilidades, puede llegar a recibir en un solo día de oficina. Este tema –con el que muchas veces los responsables de Comunicación Interna hacemos la “vista gorda”- preocupa a los colaboradores y suele aparecer en forma de reclamo en muchas de las escuchas que realizamos en las organizaciones cuando medimos la satisfacción con los vehículos inmediatos: “pierdo la mitad del día organizando mi bandeja de entrada”, “no tengo tiempo de leer todo el correo que recibo”, “muchos mails finalmente los envío directo a la papelera sin abrir” son algunas de las frases más repetidas, cualquiera sea el tipo de empresa a la que estemos brindando nuestro asesoramiento. ¿Cómo hacer entonces para ser exitosos en el envío y recepción de nuestros correos?

Urgencia e importancia: los aliados del mail

Primero, es importante entender que la utilización de esta herramienta debería destinarse exclusivamente a lo importante y lo urgente. Sugerimos que los e-mails generales que envíe el área de Comunicación Interna no superen bajo ningún concepto los dos o tres envíos diarios, incluyendo en dicho envío aquellos correos que contengan contenido específico (como por ejemplo los newsletters semanales / quincenales que genere el área), porque sabemos que la gran contra de este vehículo es que cansa, abruma, fastidia.

Tal vez (seguramente) el mayor impedimento para llegar a este número a primera vista tan acotado de dos o tres correos por día no esté en la cantidad de información verdaderamente urgente e importante que circula a diario por la organización, sino en lograr que quienes nos piden que enviemos dicha información comprendan verdaderamente el concepto de urgencia e importancia.

Como es lógico, todos los colaboradores piensan que lo que tienen para decir cumple con estas características. Sin embargo, es menester poner a su disposición toda la batería de vehículos que el área de Comunicación Interna ofrece para comunicar sus temas sin que necesariamente sea el correo el vehículo más adecuado. Por supuesto que habrá casos que así lo requieran, sin embargo, si somos exitosos como comunicadores en “educar” a nuestros clientes internos, veremos en un mediano plazo cómo la cantidad de mails en nuestra bandeja de entrada se va reduciendo paulatinamente, y nuestras comunicaciones internas comienzan a organizarse por medio de la definición del uso de cada vehículo.

Evitar la tentación

En segundo lugar, es fácil verse tentado de utilizar el correo electrónico por ser la herramienta más cómoda: no debemos enviarlo a diseño, no necesitamos programarlo, es inmediato, lo escribimos y enviamos desde la comodidad de nuestro escritorio (incluso desde la calle, smartphone en mano). Pero, a veces, evitar esta comodidad que nos ofrece el presente generará una ventaja a futuro: asegurarnos de que el mensaje sea efectivamente recibido, leído, recordado.

¿De qué sirve realizar un envío cómodo para nosotros si ni siquiera sabemos si será leído, si competirá en atención con otros cientos de mensajes sin leer en la bandeja de entrada de los colaboradores? No nos interesa detenernos en este artículo a explicar la importancia de un correo bien redactado, sin faltas de tipeo ni ortográficas, con el asunto completo y un texto claro y conciso que no dé lugar a equívocos (no porque no sean temas importantes sino porque a esos puntos ya los damos por sentado).

Darle un toque personal

En tercer lugar, si bien a veces es correcto escribir textos planos sobre un fondo blanco, también se sugiere enviar mensajes un poco más elaborados, ya sea mediante la utilización de templates organizacionales o la inclusión de cabezales que indiquen a primera vista la categoría de la información que se estará recibiendo. Esto permitirá al lector ordenar su lectura y poder decidir sobre cuándo es el mejor momento para leer el mensaje, además de que dará un cierto orden a nuestras comunicaciones y nos permitirá distinguir rápidamente sobre qué temas estamos comunicando más, cuáles tienen una mayor tasa de apertura o en cuáles se interesan más nuestras audiencias.

¿La muerte del e-mail?

Si bien los detractores de esta herramienta vienen pronosticando la debacle del mail desde hace rato, no nos animaríamos a tanto. El mail es un vehículo muy instalado, y como ya mencionamos, de fácil y rápido acceso. Pero no deja de ser tradicional, aburrido, chato. Desde este punto de vista, la inteligencia de los comunicadores radica en saber encontrar las mejores herramientas que ofrezcan una alternativa fresca, innovadora, cercana y masiva, que no necesariamente reemplacen al e-mail, pero que puedan complementarlo. De esta manera, no será necesario enviar toda la información por correo electrónico, sino solo lo urgente y lo importante (ya lo dijimos, pero bien vale repetirlo), mientras que el resto de la información (los recordatorios, las crónicas, las imágenes, los resúmenes) se publiquen por otros vehículos de Comunicación Interna, generando un verdadero ecosistema de medios, más sano, más claro, más ordenado y con menos mails sin leer en la casilla un lunes por la mañana.