Blog C - Es > Comunicación Interna  > A falta de cercanía, comunicación interna
Comunicación interna y dispersión geográfica.

A falta de cercanía, comunicación interna

A menudo, cuando pensamos en cuál será la mejor manera de comunicar alguna novedad en la organización para la cual trabajamos, nos surgen varios interrogantes. Sobre todo si quienes deben conocer la información se encuentran en otra oficina o planta, en otra región, o incluso otro país. ¿Bastará con unos mails o afiches? ¿Qué tanto tengo que insistir con un mismo tema? ¿Cómo llego a un público tan disperso?

Lo cierto es que no hay una única respuesta, pues la misma dependerá de cuál sea la información que se desee difundir y de las características de la organización. Pero a no desesperar: que existen algunas consideraciones que nos pueden guiar al momento de decidir por qué vehículo o medio interno decidirnos.

¿Mediato o inmediato?

Un vehículo mediato es aquel en el que, como la palabra lo dice, media alguna herramienta o soporte entre las dos (o más) personas que intentan comunicarse. Carteleras, vídeos, boletines, intranets, flyers… son múltiples los ejemplos.

Por otra parte, cuando nos referimos a vehículos inmediatos, hablamos de aquellos en los que la comunicación es más directa, ya que no media ningún tipo de soporte físico entre los participantes de la comunicación. Como ejemplo, cualquier encuentro presencial (ya sea una reunión de equipo, una instancia de feedback, una actividad grupal, un desayuno de trabajo) aplica a este tipo de vehículo.

Ambos son necesarios en las organizaciones y siempre es bueno combinarlos. Sin embargo, dependiendo de aquello que queramos decir, podrá prevalecer uno u otro tipo. Si la comunicación hiciera referencia, por ejemplo, a un nuevo beneficio que se incluye dentro del programa de bienestar de la empresa, un afiche en la cartelera o en las pantallas digitales bien podría cumplir con el objetivo. Sin embargo, si lo que se quiere difundir es el nuevo rumbo del negocio, o los resultados trimestrales (por ejemplo), sin dudas que la palabra oral será más efectiva.

Pero volviendo al tema de la dispersión geográfica, ¿cómo podemos hacer para generar una sensación de cercanía aun cuando no la hay? La respuesta es lograr la inmediatez y ¡qué mejor un vehículo inmediato para lograrlo!

La fuerza del mensaje cara a cara es sorprendente, y nos dará una sensación de cercanía aunque más no sea a través de una videoconferencia. Porque todo comunica, no solo las palabras que elegimos sino nuestros gestos, nuestra postura, nuestro tono de voz, el momento que elegimos para decir una frase y no otra.  Por eso es necesario que, como comunicadores internos, capacitemos a los líderes y mandos medios y los tengamos de aliados estratégicos. Hemos de brindarles distinciones y herramientas comunicacionales, de darles apoyos visuales, kits de cascadeo y cuanta herramienta se nos ocurra que pueda llegar a serles útil a la hora de difundir la información a lo largo y a lo ancho de la región. Y, adicionalmente, es preciso que gestionemos los espacios interpersonales para asegurarnos de que los espacios cara a cara sucedan.

Si existe dispersión geográfica, además se sugiere que los contactos sean más frecuentes, como para paliar la falta de cercanía. Dependiendo de la temática, esta frecuencia puede cumplirse a través de los dos aspectos mencionados: más actualizaciones en la intranet, de más afiches en las carteleras, de newsletters semanales en lugar de mensuales… o de un contacto personal más regular.

Lo importante es no descuidar a las audiencias más remotas. Porque ellas, al igual que quienes trabajan en la sede central de la organización, también desearán sentirse parte, estar alineadas, comprometidas y motivadas.